郵送もメールも失敗しない!履歴書と職務経歴書の送り方完璧マニュアル

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応募書類の送り方イメージ

履歴書と職務経歴書を書き終えたら、いよいよ応募書類の提出です。でも、ちょっと待ってください!

応募書類の送り方には、礼儀作法があるのをご存じですか?知らずに提出してしまうと、採用担当者に悪いイメージを与えてしまうかもしれません。

応募書類は、あなたと応募企業との、いわばファーストコンタクト。少しでも印象をよくしたいですよね。

そこで今回は、中高年のための求人サイト「FROM40」を運営している私たちが、履歴書や職務経歴書などの【応募書類の送り方】について分かりやすくお教えします。

応募書類の提出という最初のステップでつまずかないためにも、最後までしっかりと読み、役立ててくださいね。

目次

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履歴書・職務経歴書の送り方の基本

履歴書・職務経歴書の送り方の基本

これまでは、履歴書・職務経歴書は郵送で送る方法が一般的でした。

しかし、近年はインターネットの普及により、メールに添付して送る人が増加しています。

《一般的な応募書類の送り方》
(1)メールで送る
(2)郵送で送る


もし、応募企業が送り方を指定している場合は、指定方法に合わせて送りましょう。指定されていない場合は、どちらでも構いません。

下記にそれぞれの方法のメリット・デメリットをまとめているので、確認してください。

(1)メールで送る場合
【メリット】
・作成後、すぐに送れる
・(パソコンがあれば)いつでもどこでも、気軽に送れる

【デメリット】
・添付忘れやメールアドレスの入力ミスなどが起こる可能性がある
・パソコンがないと送れない


(2)郵送で送る場合
【メリット】
・手書きの履歴書・職務経歴書を送れる
・パソコンがなくても送れる

【デメリット】
・到着までに時間がかかる
・郵便代がかかる


あなたの状況や応募先の企業に合わせて、最適な方法を選んでくださいね。

これで完璧!応募書類を【メール】で送る場合

応募書類をメールで送るイメージ

それでは、ここからは、応募書類を【メール】で送る場合の、送り方をみていきましょう。

1)準備するもの
まずは、下記の4つを準備します。

《準備するもの》
1 PDF化した履歴書
2 PDF化した職務経歴書など、その他の応募書類
3 (メールに添付するために)1.2を入れ、パスワードを設定し圧縮したzip形式のフォルダ
4 送信用のメールアドレス

準備するときのポイントは、4つあります。

【ポイント1】応募書類に、誤字脱字や内容の誤りはないか
履歴書や職務経歴書に誤りがあってはいけません。再度、確認しておきましょう。

【ポイント2】送付する応募書類のPDF化
万が一の内容の変更を防いだり、使用する環境によってオフィスソフトのバージョンが異なることによる見た目の変化を防ぐため、応募書類はPDF化しておきます。

【ポイント3】履歴書や職務経歴書のファイル名は、分かりやすく
採用担当者は、毎日多くのメールやファイルを受け取ります。パッとみて何が送られてきているのかが分かるように、ファイル名にも気をつけてください。

《ファイル名のつけかた例》
20191114_履歴書(氏名)
191114_職務経歴書_氏名

【ポイント4】zip形式に変更後、パスワードを必ず設定
PDF化した応募書類はすべて、フォルダに入れます。フォルダに入れた後は添付しやすいようzip形式に変更し、パスワードを設定してください。

もし、PDF化しない場合は、必ずファイルにパスワード設定を行います。

昨今は、どの企業も個人情報の管理には力を入れています。「きちんとした情報管理のできる人」ということをアピールするためにも、パスワード設定は怠らないようにしましょう。

2)メール本文の書き方
zip形式のフォルダまたはパスワード設定した応募書類の準備が終われば、いよいよメールに添付して送信します。

本文の書き方例を紹介しますので、参考にしてください。

【1通目(応募書類添付)】
件名:◯◯職/応募書類送付の件(氏名)

文面:
株式会社○○
採用ご担当者様

はじめてご連絡を差し上げます、○○○○(※フルネームを記載)と申します。

●●で御社の求人情報を拝見し、
◯◯職に応募させていただきます。

添付にて履歴書と職務経歴書をお送りいたしますので
ご査収の程、よろしくお願い申し上げます。

なお、念のため応募書類にはパスワードを設定しております。
この後のメールにてパスワードをお送りいたしますので、
ご確認いただきますようお願いいたします。

お忙しいところ大変恐縮ではございますが、ご確認、ご検討いただき、
面接の機会をいただけますと幸いです。

何卒、よろしくお願い申し上げます。

????????????
氏名(読みにくい場合は、ふりがなも記載)
〒000-0000
東京都〇〇区△△ ●丁目◎?□□
携帯:090-1234-5678
E-mail:***@****
????????????


【2通目(パスワード通知)】
件名:【パスワード】◯◯職/応募書類送付の件(氏名)

文面:
株式会社○○
採用ご担当者様

先程、応募書類をお送りいたしました、○○○○(※フルネームを記載)です。

設定したパスワードをお送りいたしますので
ご確認いただきますようお願いいたします。

パスワード:○○○○○○

お手数をおかけいたしますが、
ご査収の程、よろしくお願い申し上げます。

????????????
氏名(読みにくい場合は、ふりがなも記載)
〒000-0000
東京都〇〇区△△ ●丁目◎?□□
携帯:090-1234-5678
E-mail:***@****
????????????


3)メール送付方法
添付書類とメール本文の準備ができたら、最後にメールを送信します。間違いのないよう、送付前には下記項目を必ずチェックしてください。

《メール送信前の最終チェック項目》
・メールアドレス(相手・自分)に誤りはないか
・会社名(担当者名が分かってる場合は、担当者名も)に誤りはないか
・自分の署名内容に誤りはないか
・件名、本文などの誤字脱字や内容の間違いはないか
・きちんと添付ができているか(開いて確認すること!)
・記載しているパスワードは正しいか


問題がなければ、送信ボタンをクリックして送信完了です。

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をしたい方
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介護職を希望の方
  • 利用したい介護転職支援サービスNo.1サイト(※)
  • 担当キャリアアドバイザーに仕事の紹介から入社後のアフターフォローまで全面的にサポート
  • (※)アンケートモニター提供元:ゼネラルリサーチ
コールセンターを希望の方
  • 在宅コールセンターの『コールシェア』
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これで完璧!応募書類を【郵送】で送る場合

応募書類を郵送で送るイメージ

続いて、応募書類を【郵送】で送る場合の、送り方についてみていきましょう。

1)準備するもの
まずは、下記の5つを準備します。

《準備するもの》
1 履歴書
2 職務経歴書など、その他の応募書類
3 A4サイズの白か茶色の封筒(DMなどと間違われないように白の封筒がオススメ)
4 透明のクリアファイル
5 送り状

履歴書や職務経歴書、その他の応募書類は、もう一度誤字脱字や内容に誤りはないかを確認し、完璧な状態にしておいてください。

2)送り状の書き方

《送り状例》

履歴書・職務経歴書の送り状例

上記の《送り状例》を確認しながら、下記内容に従って書きましょう。

【1】左上に「企業名・担当部署名」を記入
担当者の個人名宛ての場合は「様」、部署全体宛ての場合は「御中」をつけます。

【2】右上に「履歴書を送付する日付」を記入
西暦と和暦のどちらでも構いませんが、応募書類を発送する日の年月日を記入します。

【3】「自分の住所・名前・電話番号」を一行ずつ記入
発送年月日の下、または用紙の一番右下に、応募者である自分の情報を記載します。

【4】本文を書いていく
必ず「拝啓」「謹啓」等の頭語からはじめ、次に「時候の挨拶」を述べてから、この度の応募を受け付けてくれたことへのお礼と、応募に際しての挨拶を伝えます。

【5】同封の書類を箇条書きで紹介する
中央揃えで「記」と書いたあと、送付した書類名を箇条書きにし、右下に「以上」と書きます。

3)封筒の書き方
履歴書・職務経歴書の封筒の書き方例 ※DMなどと間違われないよう、封筒は茶色よりも白をオススメします。

■封筒の表面の書き方
右上:宛先の郵便番号を記入
右端:応募先企業の住所を番地等を省略せずに記入
中央:応募先企業の社名・当該部署名・担当者名を間違いのないように記入
※応募書類が入っているとひと目でわかるよう、左下には赤字で「履歴書在中」と書きます。

■封筒の裏面の書き方
裏面の左下に差出人である自分の「郵便番号・住所・氏名」を記入します。

4)封筒への書類の入れ方
上から順に
・送り状
・履歴書
・職務経歴書
・その他の応募書類
すべての書類をクリアファイルに入れ、書類の正面が封筒の表面と同じ方向になるように封入します。

のりで封をした後は、封をした箇所に「〆」を記入しておきましょう。

5)郵送方法
すべての準備が終わったら、料金不足による差し戻しや、到着の遅延を防ぐためにも、郵便局の窓口に直接持参し、郵送することをオススメします。

よくあるQ&A

よくあるQ&A

最後に、応募書類の送付方法に関するよくあるQ&Aを紹介します。

Q1.【メール】手書きの履歴書・職務経歴書をメールで送ってもいいですか?
A1.スキャンし、PDF化したものであれば送付して問題はありません。
スキャンした際に、文字が見づらいなどの問題があるようなら、WEB上で履歴書・職務経歴書を作成し直すことをオススメします。

Q2.【メール】メールの本文に自己アピールを書いてもいいですか?
A2.自己アピールや志望動機など、採用担当者に伝えたいことは、応募書類に書いてください。
メールの本文に長々と書いても、しっかりと読まれることはほぼありません。メールの本文は、例文のように簡潔に記載しましょう。

Q3.【メール】1通目の本文に、一緒にパスワードを記載してもいいですか?
A3.パスワードを別のメールで通知する理由は、万が一メールアドレスを間違って送ってしまった場合に、ファイルを閲覧されることを防ぐためです。
パスワードを一緒に送ってしまうと、受け取った人が誰でも閲覧できてしまうため、必ず別メールで通知するようにしてください。

Q4.【メール】添付を忘れた!どうすればいいですか?
A4.万が一、応募書類の添付を忘れたまま1通目のメールを送ってしまった場合は、「大変失礼いたしました。申し訳ございません」とお詫びの言葉を伝えた上で、できる限り迅速に応募書類を添付したメールを送ります。
しかし、添付忘れをしないよう、必ず事前チェックをしてくださいね。

Q5.【郵送】封筒は白封筒と茶封筒のどちらを使えば良いのでしょうか?
A5.会社には、毎日多くの書類が届きます。DMなどと間違われないよう、茶封筒よりも白封筒を使うことをオススメします。
担当者が何が入っているのかをひと目で認識できるよう、封筒の表面に赤色で「履歴書在中」と記載することを忘れないようにしてください。

Q6.【郵送】履歴書を買ったときについてきた小さめの封筒を使っても良いですか?
A6. A4サイズ以外は、避けたほうが無難です。
応募書類を二つ以上に折り曲げるのは厳禁とされているため、応募書類に合った大きさのA4サイズ封筒を使いましょう。

Q7.【郵送】クリアファイルは絶対に必要ですか?
A7. クリアファイルは、大切な応募書類が水にぬれたり、汚れたりするのを防いでくれます。
配送中や担当者の万が一の事故の防止のため、書類をクリアファイルに入れて郵送することをおすすめします。

Q8.【郵送】添え状は手書きじゃないとダメですか?
A8. 手書きでも、印刷でも、どちらでもかまいません。
最近は、パソコンで作成し、他の書類と同じサイズの紙で準備するのが一般的です。
会社名や日付、時候のあいさつなどを間違えないよう、印刷前の見直しを忘れないようにしてください。

Q9.【郵送】かわいい切手や記念切手を集めるのが好きなのですが、使っても良いですか?
A9.ビジネス上の書類を送る場合、記念切手や個性的な大きさや絵柄の切手は適しません。
一般的な図柄と大きさの切手を使用しましょう。

※必要な料金は、日本郵便の 国内の料金表(手紙・はがき)であらかじめ確認し、過不足の無いように準備してください。

まとめ

応募書類の送り方まとめイメージ

応募書類は、応募する企業とのファーストコンタクトです。書類の内容はもちろん、応募するときにも粗相のないようしっかりと確認し、間違いのないよう送ってくださいね。

あなたの転職活動がうまくいきますように。

年収

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