ミドル女性の転職は応募書類で勝つ!事務職に採用されるコツ3つ

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ミドルからの事務職への転職は、難しいと思って諦めてはいませんか?

40代という年齢を考えれば、応募書類で落とされてしまうのでは…という心配はあるかと思います。

応募書類は、面接してもらえるかどうかを決める大切な書類です。
特に事務職の場合は、応募書類でその人の事務能力が伺えるからです。

そのため、自分の顔や身なり以上に、細部にまで気を使って作成しなければいけません。
今回は、ミドル女性が事務職の採用を勝ち取るための応募書類のコツをご紹介します。

【目次】
01.会いたいと思わせる!履歴書のコツ
02.即戦力になると思わせる!職務経歴書のコツ
03.デキると思わせる!応募書類提出のコツ
04.まとめ
 

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会いたいと思わせる!履歴書のコツ

ミドル女性で事務に転職した人

履歴書は面接に到る前段階の、その人のまさに「顔」となる書類です。
まずはここで、採用担当者に「会いたい」と思ってもらわなければいけません。

そのためのコツを詳しく見ていきましょう。

◆顔写真
最初に目に留まるのが、履歴書に必須の顔写真です。

この小さなサイズの中に、親しみやすさや若々しさ、身だしなみなど、好印象を与える要素を盛り込む必要があります。

そのためには、必ずプロのカメラマンに撮ってもらいましょう。

スタジオで照明などを駆使し、できればヘアメイクもしてくれるところを探して、最高の一枚を撮ってもらうことをおすすめします。

多少の費用はかかりますが、それだけの価値は十分にあります。

◆学歴と職歴
学歴や職歴は見やすく簡潔にまとめます。

職歴欄に簡単な業務内容を書く場合もありますが、業務内容については省略し、職務経歴書にしっかりとまとめましょう。

転職の応募書類には職務経歴書をつけることが多く、採用担当者の二度手間を省くためです。
履歴書が長くなり過ぎるのがよくないためでもあります。

学歴と職歴欄は簡潔にするのが鉄則です。

◆退職理由
転職活動でよく聞かれるのが、退職理由です。

出産のため、引っ越しのためなど、明確な理由がある場合はその旨を記載し、他の理由がある場合は「一身上の都合により」と添えておきましょう。

詳しい退職理由は職務経歴書にまとめ、前職に不満があって辞めた場合でもそれを前向きな理由に言い換えて、志望動機につなげるなど、プラス材料にしましょう。

◆資格
保有しているからといって、何でも書けばいいというものではありません。
転職先で役立つ資格を書くのがベストです。

また、仕事とは関わりがなくても話のネタになるような、ちょっと変わった資格や検定などは書いておくと「おもしろい資格を持っているな」と目を引くことができるかもしれません。

◆志望動機
志望動機は最大のアピールチャンスです。

転職してどんな仕事がしたいのか、会社にどんな貢献ができるのか、さらに転職後のキャリアプランなどを盛り込み、自分の意欲をアピールしましょう。

採用をもらうことがゴールではなく、実際に働いて何をするかを見据えて志望動機をまとめてください。

履歴書は、40代でも明るく親しみやすい印象で会いたいと思ってもらうための最初のツールです。

まずは履歴書で、採用担当者のハートをつかんでおきたいところです。

即戦力になると思わせる!職務経歴書のコツ

ミドル女性が事務に転職成功する履歴書のコツ

次に重要なのが、職務経歴書です。
ここでは即戦力になり、どんな仕事ができるのかを具体的にアピールすることが大切です。

◆パソコンスキル
事務職でパソコンは必須のスキルです。

MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)などの資格があれば、分かりやすい判断基準になります。

もちろん資格がなくても問題はありません。

その場合は、ソフトの使用年数から、仕事でどんな資料やデータを作ったかを具体的に記載し、作成にかかったおおよその時間も分かればより伝わりやすいです。

最近ではソフトだけではなく、クラウド上のビジネスサービスの使用も広がっているため、その使用経験があれば入れておきましょう。

◆実務経験を踏まえたスキル
職務経歴書で最もアピールしたいものは、実務経験です。

具体的にどんな業務をこなしたかを伝え、20代や30代にはない経験や対応能力などをアピールしましょう。

職務経歴書は、応募先企業での仕事をイメージした書き方で、即戦力となることをアピールします。

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40代女性が事務への転職はできるのか?有利なスキル&転職のコツ

デキると思わせる!応募書類提出のコツ

仕事ができることをアピールする女性

事務職は、ただデスクに座って資料やデータ作成ばかりをしているのではありません。

仕事の合間に電話や来客の応対や郵便物の発送などの細かな雑務を行うことがほとんどです。
自分の仕事だけではなく他の人が仕事をしやすいよう気を配ることも必要です。

そんなホスピタリティをアピールできるのが、応募書類の提出の仕方です。
ちょっとした気配りで「デキる人」と思わせるようにしましょう。

◆誤字脱字のチェック
応募書類はもちろん、封筒の宛名などにも誤字や脱字はNGです。
必ず最後にすべての書類を読み直しましょう。

事務の仕事は小さなミスも大きな損失につながることもあります。

きっちりした仕事ができることをアピールするためにも。応募書類のミスは絶対にないようチェックしましょう。

◆発送の方法
応募書類は、履歴書や職務経歴書など一枚ではとどまらず、切手代が正確に分かりません。
料金不足にならないように必ず郵便局から発送しましょう。

◆封筒
サイズは必ずA4が入る大きさで、白の封筒を使いましょう。
茶色の封筒もありますが、茶封筒は他の郵便物に紛れやすいため、白封筒をおすすめします。

◆カバーレター
簡単なもので構わないので、挨拶と「応募書類を送ります」などの一文を添えたA4サイズのカバーレターを添えるようにしましょう。

◆クリアファイルにまとめる
履歴書や職務経歴書、カバーレターなど、応募書類は3つ以上になります。
それらの書類をキレイにそろえて、クリアファイルに入れて送りましょう。

事務職に欠かせない要素、細やかな気配りや仕事の丁寧さをアピールするチャンスです。
ぜひ参考にしてくださいね。

まとめ

事務職はどの年齢にも人気の職種です。
その激戦を突破するために、応募書類はとても重要になってきます。

他の人にはないスキルや実績、事務職という業務の域を超えた幅広い仕事内容、さらに40代ならではの人柄や豊富な人生経験などをぎゅっと凝縮させましょう。

第一印象がその後の印象にも影響すると言われていますが、特に事務職の転職では第一印象となる応募書類は重要です。

応募書類の書き方や体裁の整え方で、事務能力がある程度分かってしまうからです。
ここで採用担当者のハートをぐっとつかむことができれば、採用の可能性は高くなります。

事務職に転職を考えている人は、ぜひ参考にしてみてくださいね。

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