40代の仕事探しの前に知りたい!転職を成功させる電話応対のマナー&ポイント

『コラム40』~お仕事探しに役立つ情報発信中!~
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前回お話した電話での印象を良くする3つのポイント、
覚えているでしょうか?

◆ポイント1 『明るくハキハキと、気持ちを込めて』話すべし
◆ポイント2 『正しい言葉使い』で話すべし
◆ポイント3 『相手の話を最後まで聞く』べし

上記を心がけながら、今回は実際に電話をかける時に必要なこと、
知っておきたいことを確認していきましょう。

目次

40代50代におすすめの転職サービス

40代50代におすすめの転職サービスを紹介します。

サービスによって求人の内容が異なりますので、様々な転職サービスに登録することをおすすめします。
良い求人が見つからなかった、紹介されなかった場合はすぐに退会しても問題ありません。


こんな方に
おすすめ
特徴
40代のITエンジニア経験者
  • ITエンジニア経験者向けに特化した転職エージェント
  • 年収600万円以上のハイクラスなIT求人が多数
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電話をかける時の4つのマナー

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◆静かな場所を選ぶ
電話の後ろから雑音が聞こえる場所での電話はマナー違反です。
できる限り無音の室内でかけるようにしましょう。

◆時間帯を考える
企業では、朝イチは特に忙しい時間帯とされています。
また昼時は休憩時間となっている企業が多いです。
朝イチと昼時は避けるようにしましょう。
またそれ以外の時間でも、忙しく働く担当者にとって無駄な時間はありません。
短時間で要点を話すように心がけましょう。

◆筆記用具を準備
仕事探し中の企業との電話対応は中高年になっても緊張しますよね。
緊張で話の内容を忘れないためにも、
電話の要点はメモをとるようにしましょう。

◆話す内容を事前に準備
ダラダラと話をするのではなく、要点をおさえた話をすることが重要です。
「自分が誰であって、何の目的で電話をしたか」
相手が誰であっても明白にわかる話をしましょう。

これだけ抑えれば怖くない! 電話対応の常識『5つのポイント』

40代50代とは
「自分が常識の無い人間と思われたくない」
という思いが強くなる年代かもしれません。

電話対応では、考える暇無く自分の言葉で話をしなければならないため、
自分の言葉に自信がない人ほど電話に対する苦手意識があります。

しかし、仕事探し中の電話内容は限られていますので
ポイントを抑えていれば必ず気持ちの良い電話対応ができます。
ここからは、実際に役立つ電話対応の5つのポイントについてみていきましょう。

【ポイント①→自分が誰なのかを簡潔に伝える】
◆電話をかける時は、必ず自分の名前を伝える
「お忙しい中失礼いたします、先日御社の求人募集に応募した○○と申します。」
まずは忙しいところ突然電話していることに対する
挨拶代わりのお詫びの言葉を伝えます。
挨拶の後は自分が誰なのかを簡潔に伝えます。

【ポイント②→どこの誰と話したいのか伝える】
◆話したい相手を伝える
「採用担当の○○様はいらっしゃいますか?
 面接の日程について話したいのですが。」
話したい相手の名字だけでは伝わりません。
「□□担当の○○さん」とか「△△部の○○さん」といった具体的な担当や
肩書きもつけましょう。

【ポイント③→5H1Wを抑えた文章で話す】
◆要件を伝える
相手に必要のない情報は話さないように気をつけます。
あなたの個人的な事情は必要ありません。
5H1Wを抑えた文章で話しましょう。

《5W1Hとは?》
when :いつ
where:どこで
who:だれが
whom:だれの
what:何を
how:どのように

【ポイント④→電話相手に感謝する】
◆電話をきる
「お忙しいところありがとうございました。失礼いたします。」
自分に時間を割いてもらった事に感謝しましょう。

【ポイント⑤→自分からかけ直す】
◆相手が不在の場合
「いつ頃お戻りの予定でしょうか?改めてこちらからお電話させていただきます。」
何度も電話対応する手間を省くため、必ず戻りの予定時間を聞きましょう。

◆電話がかかってきた場合
電話がかかってきた場合は、電話の取り方に気をつけてください。
いつ、どの電話が企業からの電話であっても良いように、
仕事探しをしている間は、どんな場合でも丁寧に電話に出る習慣をつけましょう。

失敗しても2度繰り返さない事が大切!

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40代50代の仕事探しでゴールに辿り着く事は容易ではありません。
きっと「求人募集の情報収集→書類審査→面接」と
何度も繰り返し挑戦する事になるでしょう。

そんな状況であなたの再就職・転職を成功させる大切なポイントは
『同じ失敗を2度と繰り返さない』という事です。

仕事探しが最後までうまく行かなかった時は、
「なぜ採用されなかったのか?」ということを熟考し、
その要因を反省し、次に活かす事が大切です。

電話対応は就職後も必要となるスキルですので
今のうちにしっかりとモノにして、
実際のお仕事でもぜひ役立ててくださいね。

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