【まとめ】これで完璧!中高年の転職者が必ず読むべき職務経歴書の書き方Q&A

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職務経歴書の書き方のQ&Aまとめイメージ

職務経歴書を書き始めたけれど、「ここはどうすればいい?」「どうやって書けばいい?」と分からなくなったり、困ったりしていませんか?

細かな疑問を「まぁ、いいか」と放置したまま作成し、書類選考に落ちてしまっては悔やんでも悔やみきれません。

そこで、今回は中高年ための採用サイト「FROM40」を運営している私たちが、職務経歴書の書き方についてのよくあるQ&Aを分かりやすくまとめました。

しっかりと読んで、満足できる職務経歴書を作成し、書類審査を突破してくださいね!

目次

そもそも「職務経歴書」とは?

履歴書と職務経歴書イメージ

そもそも、「職務経歴書」とはいったいどういうものなのでしょうか?確認していきましょう。

◆「履歴書」と「職務経歴書」の違い
「職務経歴書」は、応募者の過去の職務に関する経歴や資格・スキルを伝えるものです。

対して「履歴書」は、応募者自身の情報や略歴を伝えるものです。

それぞれ、伝えるべき内容や目的が異なっているため、応募書類は「履歴書」と「職務経歴書」が合わせて必要になる場合が多くあります。

◆採用担当者がチェックしている職務経歴書のポイントとは?
それでは、中途採用を行っている採用担当者にとってはどうなのでしょう。

中途採用の採用担当者にとっては、
【履歴書】本人確認資料として選考及び採用後に保管される応募書類
【職務経歴書】選考判断に使われる選考資料

という位置づけのため、職務経歴書の方を重要視しています

採用担当者が職務経歴書でチェックしているポイントは、
・(あなたが)何ができるか
・何をしてきて、どんな成果をあげてきたか
・それを自社でどう活かし活躍してくれるのか

です。

中高年の転職希望者は、職務経歴書でいかに自分の職務経験やスキル・実績をアピールするかが大切です。

書き始める前のよくあるQ&A

職務経歴書を書き始める前に悩む中高年男性

職務経歴書の大切さを理解したところで、ここからは【職務経歴書を書き始める前によくあるQ&A】についてみていきましょう。

【Q1】職務経歴書は何枚書けばいいですか?
【A1】基本はA4用紙1枚にまとめます。1枚では書ききれない場合は、2枚までにおさめましょう。
採用担当者は、あなただけではなく、他の多くの応募者の応募書類も確認しています。そのため、2枚以上になると、しっかりと読み込むことが難しくなります。

また、枚数が多くなりすぎると、あなたの「企画力」や「人に分かりやすく説明・提案する力の欠如」と判断される可能性も。必要なポイントを工夫しながらまとめてください。


【Q2】手書き?パソコン?どちらで書けばいいですか?
【A2】応募先企業からの指定がない限り、どちらでもかまいません。
手書きの場合は、黒のボールペンを使用します。途中で間違えてしまった場合、修正液や修正テープを使うことはNG! 必ず最初から書き直しましょう。

パソコンの場合は、誤字脱字はもちろん、余分な空白や改行がないかなどに気をつけてください。


【Q3】文章を書くことが苦手...どうチェックすればいいですか?
【A3】『採用担当者が読みやすいかどうか』や『伝えるべきことが伝わっているかどうか』に注意してチェックしましょう。
そのためには、長々と文章を書くよりも、簡潔で分かりやすい文章にしたり、箇条書きにしたりすることを心がけてください。

また、各会社ごとに記述する項目の順番をそろえるなどの工夫があると良いでしょう。

*OK例*
株式会社◎◎(200×年〇月~20××年△月/●●業、従業員数△△人、20××年度売上●億円)
【職務内容】

・新規顧客開拓のため、電話による新規営業(月約50社~100社)
・既存顧客へのルート営業(担当20社)

【実績】
・新規成約率35%達成(社内営業担当者20名中1位)
・2017年度、2018年度の2年連続社内MVP賞獲得

*NG例*
株式会社◎◎に、200×年〇月から20××年△月まで勤めました。
株式会社◎◎は、●●業で従業員は約△△人です。

私の職務内容は、新規開拓営業とルート営業で、どちらも行っておりました。
新規営業は電話で行い、月間約50~100社に営業していました。既存顧客は約20社担当しておりました。

新規成約率は35%で社内No.1の成績で、2017年と2018年には2年連続で社内MVP賞をいただきました。

書き始めてからよくあるQ&A

職務経歴や書き方に関して悩む女性

続いて、【職務経歴書を書き始めてからよくあるQ&A】についてみていきましょう。

【Q4】株式会社は(株)などと省略しても良いですか?
【A4】会社名は省略せずに書きましょう。
職務経歴書は、正式な応募書類です。そのため、株式会社を(株)、有限会社を(有)などと省略してはいけません。必ず正式名称を記載してください。

また、株式会社や有限会社が社名の前につくのか、後につくのかも間違えないようにチェックしましょう。

*OK例*
株式会社◎◎
●●有限会社

*NG例*
(株)◎◎
●●(有)


【Q5】職務経歴が少なく、書くことがあまりないときはどうすればいいですか?
【A5】空白が多いとイメージダウンに。切り口を変えてアピールを!
例えば、あなたがこれまで勤めた企業が1社だけだったとしても、あなたの行ってきた業務や結果など伝えるべきポイントはあるはずです。

そこをしっかりと棚卸しした上で、【5W1h】を明確にしながらアピールしていきましょう。

*OK例*
カフェ●●(200×年~20××年/飲食業・スタッフ数15名)
【業務内容】

・調理全般
 ランチ(ハンバーグプレートやグラタンプレートなどの洋食メイン)やデザート、ディナー(パスタやサラダ、揚げ物など)の全50種類の調理、季節ごとのメニュー開発
・接客サービス全般
 接客・レジ対応
・店長業務
 売上や予算の管理、シフト作成、店内イベント企画、アルバイトメンバーの業務に関する悩み相談

【アピールポイント】
前店では、1日平均50~100名のお客様が来店されており、その調理をほぼ一人で担当しました。15時~18時頃は比較的調理業務が少なくなるため、お客様の接客やシフト作成、事務仕事などを行っておりました。

20×●年からは店長に昇格し、予算管理や売上管理、店内のイベント企画まですべての業務を行いました。

アルバイトメンバーの悩み相談にのったり、働きにくい環境や問題があれば積極的に解決したりと、楽しく働きやすい職場環境作りを目指した結果、私が店長になってからの離職率は25%から5%にまで減少しました。

また、季節ごとのイベントや店内の飾りつけ、それに応じたメニュー開発を積極的に行い、お客様にリピートしていただけるように工夫したところ、1年間で売上を150%伸ばすことができました。

*NG例*
カフェ●●(200×年~20××年/飲食業・スタッフ数15名)
【業務内容】

・調理全般
・接客サービス全般
・店長業務 など

【アピールポイント】
カフェで出す料理はすべて作っていました。また、接客も行っていました。
20×●年からは店長になり、すべての業務を任されていました。


【Q6】特筆すべき成果や実績がありません。どうすればいいですか?
【A6】工夫した点や、会社や取引先から受けた客観的な評価などをアピールしましょう。
日々同じ業務を行う部署などでは、数字として成果や実績が出てこない場合があります。

そのような場合は、あなたの業務の中で工夫したことや、問題を改善したことなどを記載しましょう。

*記載例*
前職では、顧客管理はすべて書類で行っていました。管理の手間やミスの起こる可能性、また会社の今後のことを考えると、顧客管理システムを導入した方が良いと考え、企画・提案を行いました。その提案が通り、導入に関するすべての業務を、責任者として取り行いました。
導入によって業務時間が30%以上短縮でき、ミスもほとんどなくなりました。その結果が認められ、同年の社長賞を受賞しました。

****

また、会社の売上が下がっていたり、業界自体が落ち込んでいたりすると、個人の力だけでは結果を出せないことも多々あります。そんな場合でも、あなたの人となりや努力を伝えることは可能です。

*記載例*
業界の市場規模が年々縮小していく厳しい状況でした。しかし、お客様のお役に少しでも立ちたいという思いから、毎月訪問する時には、業界の有益な情報をA4用紙1枚にまとめ、伝え続けました。そうすることでお客様から信頼していただき、3年後の受注につながりました。
私は、どんなときでも諦めず、誠実に対応していくことの大切さを身をもって理解しております。御社でもこの経験を活かし、お客様と良好な関係を築きながら長く貢献してまいりたいと思います。

****

一人よがりのがんばりをアピールするのではなく、誰もが納得できる客観性のある工夫や努力、評価をアピールしてください。


職務経歴書を書きながら困っている人のQ&A

【Q7】失業期間が長く、長期のブランクがあります。どうすればいいですか?
【A7】失業中に努力したことや取得・習得したことをアピールしましょう。
ブランク期間中、何をして過ごしましたか?例えば、何か資格を取得するために自宅で勉強していたり学校に通っていたりしたならば、それはアピールポイントとなります。退職理由の下や自己PR欄に記載すると良いでしょう。

*記載例*
20××年 一身上の都合により退社
 退職後は、以前から学んでいる英語を活かした仕事に就きたいという思いから、ビジネス英語の勉強をしておりました。このスキルを活かし、御社に貢献したいと考えております。

****

また、親の介護や自身の療養など、どうしても仕事に就くことができなかった場合なども、記載しておきましょう。

*記載例*
20××年 一身上の都合により退社
 前職在職中に近くに住む母親の認知症が進行し、会社を休まなければならない日が増えてしまったため、苦渋の決断で前職を退職いたしました。
 その後、約1年間にわたり、入所可能な老人ホームを探しながら、介護を行ってまいりました。空いた時間を有効活用し、独学で日商簿記2級を取得。現在は1級取得を目標に勉強を進めています。
 先月より、母は自宅近くの老人ホームに入居することができました。そのため、今後の御社での業務に支障はありません。
 これまでの経験はもちろん、今回の母の介護という経験や、資格取得で得た知識を活かし、御社の即戦力となり貢献していきたいと考えております。


【Q8】在職期間が短く、転職回数が多いです。どうすればいいですか?
【A8】退職理由を明確に。転職回数が多いことにより得たことをアピールしましょう。
近年は、短期間で転職を繰り返す人も少なくないため、転職回数が多いことが不利になることは少なくなりました。

それよりも大切なことは、あなたの「何を目的になぜ転職したのか」という理由が、採用担当者が納得できるかどうかです。

例えば、
「将来独立を目指している。そのために必要な知識を得るために、●●業界に行き、●●を学んだ。次に△△業界で△△を学び、○○業界で○○のスキルを手に入れた。
御社ではこれらの知識を活かしながら貢献するとともに、独立に向け◎◎という能力を得るために精一杯仕事に取りくむつもりだ」
ということであれば、在職期間が短いのも、転職回数が多いのも納得できます。

・転職を繰り返すことにより、ステップアップしている
・同業界での転職で、業界内の事情に精通できるようになった
・同職種での転職で、その職種のエキスパートになった

など、転職回数が多いからこそアピールできる点もあります。

あなたが経験によって得たスキルや能力を、応募している会社でどう活かし活躍できるのかを分かりやすく記載してください。


【Q9】ネガティブな理由で退職しました。どうすればいいですか?
【A9】退職理由をポジティブに書き換えて記載しましょう。
退職理由は、一般的な書き方があるので押さえておきましょう。

◆一身上の都合により退職:自分の都合により退職した場合
◆契約期間満了につき退職:契約していた期間が満了になったため退職した場合
◆会社都合により退職:リストラなど会社の都合により退職した場合


自己PR欄などで退職理由を記載する場合、前職の退職理由がたとえネガティブなものであったとしても、そのまま伝えるのではなく、着眼点を変更しポジティブに書き換えることが大切です。

*書き換え例*
・仕事環境が悪い → 新しい環境で自分を成長させたい
・給料が安い → 成果を給与に反映し評価してくれる環境で自分を試したい
・(営業)目標やノルマが厳しい → 顧客の要望をしっかりと聞きながら信頼関係を築き、長くサポートできる環境で営業に打ち込みたい

職務経歴書を書き終わったあとによくあるQ&A

職務経歴書を書き終わったあとのQ&Aを調べる中高年

最後に、職務経歴書を書き終わったあとによくあるQ&Aを確認しましょう。

【Q10】職務経歴書を書き終わったあとは、どうすればいいですか?
【A10】郵送するかorメールで送るかの2パターンがメイン。応募企業の指定に従いましょう。
職務経歴書を書き終わった(パソコンで打ち終わった)あとは、履歴書や他に必要な応募書類と合わせて応募企業に送ります。

送り方は、大きく分けて2パターンあります。
・郵送で送る場合
・メールで送る場合

◆郵送で送る場合
《用意するもの》
1 履歴書
2 職務経歴書など、その他の応募書類
3 A4サイズの白か茶色の封筒
4 透明のクリアファイル
5 送り状

《送り方》
クリアファイルに1~3をセットして、封筒に入れて送ります。

宛名の住所・会社名(採用担当者名が分かっている場合は担当者名も)を間違えないよう、気をつけて書いてください。

◆メールで送る場合
メールで送る場合、気をつけるポイントは4つあります。

《気をつけるべきポイント》
1 履歴書・職務経歴書をそれぞれPDF化する

 PDFには、分かりやすいファイル名を付けてください。

例) 「送付日_応募書類名_自分の氏名」=「20191101_履歴書_●● ●●」

2 件名は分かりやすく
 採用担当者は毎日多くのメールを受信します。見落とされないよう、簡潔で分かりやすい件名をつけましょう。

例)「●●職への応募の件/自分の氏名」、「応募書類ご送付の件/自分の氏名」

3 本文は必要事項を簡潔に
採用担当者は忙しいため、メール本文を長く書いてもしっかり読んでもらうことは難しいでしょう。
伝えたい事は、応募書類の中にまとめ、送付メールは必要事項のみ簡潔に記載しましょう。

 《書くべきこと》
 宛先
 応募書類を添付にて送付する旨(直接応募する場合は簡単な志望動機も添えるとなお良し)
 結びの言葉
 署名(自分の氏名・住所・電話番号・メールアドレスなど)

4 応募書類の添付忘れに注意!
 メールを送ったのに、添付を忘れて再度送る・・・よくあるミスですが、最後にもう一度確認すれば防ぐことが可能です。メールを送る前には、上記4点をしっかり確認してください。


時間をかけ、心をこめて作った応募書類も、最後の送り方を失敗してしまうと、それだけで採用担当者にマイナスの印象を与えてしまうことになりかねません。

上記に注意し、最後まで気を抜かずに送りましょう。

まとめ

中高年の女性の応募者

職務経歴書は、中高年の転職希望者にとって最も大切な書類のひとつです。

準備から書き方、送り方まで、細部にまで気を配り、間違いのないよう作成してくださいね。

あなたの転職活動がうまくいきますように。

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