40代で総務・人事の採用を取る!転職成功のためのテクニックとは

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総務や人事は、お金の流れや人の配置といった会社の根幹を、バックグラウンドで支える縁の下の力持ちのような存在です。

基本的にはデスクワークで体力的負担が少なく、長く働けそうなイメージがあることから、転職先として志望している40代も多いでしょう。

しかし総務や人事は、そのポジティブなイメージゆえに20代・30代にも非常に人気が高く、求人倍率が高い職種でもあります。

今回は、総務や人事への転職をめざす40代に向けて、アラフォー以上歓迎求人を専門に扱う「FROM40」が、知っておくべき成功のコツを伝授!

総務・人事職の仕事内容の実際と、職種全体の今後の展望を踏まえ、40代が採用を勝ち取るためのテクニックをまとめて解説していきます。

人生最後となるであろう40代での転職で総務・人事職の採用を勝ち取りたいなら、ぜひ実際の選考に参加する前に確認して、参考にしてくださいね。

目次

具体的に何をするの?総務・人事の仕事内容の実際

総務・人事総務・人事として働く40代女性

まずは総務と人事の仕事について、その違いや共通点を確認しましょう。

以下に総務・人事それぞれの仕事内容と、業務に携わる人に求められることなどを、順に解説していきます。

◆総務の仕事内容
勤務先の規模・規定によっても変わってきますが、一般的な総務の仕事は、以下の通りです。

備品の管理 のりやテープ、ペンなど会社に必要な事務用品・備品の管理や交換、発注など
書類の作成・整理 会議や契約に必要な書類を作成したり、これを整理したファイリング、管理するなど
電話・来客対応 かかってきた電話への対応や取次、来客へのお茶だし、案内、対応など
社内外への企画・運営 経営上必要な社内外に向けたイベントの企画や打ち合わせ、運営など
社長・役員秘書 社長や会社幹部のスケジュール管理や、アポ取り、手土産の手配など
その他庶務 他部署の応援や事務作業、修理や清掃業者の手配、冠婚葬祭やトラブルへの対処、贈答品の送付や送り状の手配など


《総務に求められること》
他部署からの依頼であろうと、会社に必要なことならどんな小さなこと・雑事にも対応するのが「社内の何でも屋」である総務の仕事です。

このため、複数の仕事を並行してこなせるマルチタスク能力と、社内外の人と良い関係を築けるコミュニケーション能力は、総務に不可欠なスキルと言えるでしょう。

なお会社によっては、何でも屋である総務が経理や法務、広報などの仕事まで兼務しているケースも見られます。

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◆人事の仕事内容
勤務先の規模・規定によっても変わってきますが、一般的な人事の仕事は、以下の通りです。

人事企画 経営陣が決めた方針に従い、人材の採用や教育、配置への計画を立てる
人材の採用 人事企画に基づき募集をかけ、会社に必要なスキルを持った人材を探し採用する
人材の教育 採用した人材が自社で活躍できるよう、必要な教育・研修の計画や機会を提供する
人材の配置 既存、または新規採用した人材が社内で能力を発揮できるよう、部署や役職に配置する
人材の評価 従業員の昇給や昇任、労働意欲向上のための評価制度の構築や、評価の実施
労務管理 入社や退職、勤怠管理や給与計算、社会保険手続きや福利厚生関係まで、会社で働く従業員の労働環境を管理する


《人事に求められること》
人事のメイン業務は「会社に必要な人材を雇用・教育・配置する」ことです。

このため、人事には人を見る目とコミュニケーション能力、そして公正・公平な人事制度と労務管理を行える冷静さや、社会保険や労働に関する法律知識などが求められます。

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◆会社によっては、同じ人・部署が兼務していることも
総務と人事の仕事は、会社経営がスムーズにいくよう裏方として経営陣の指示を遂行するという意味では、共通していますよね。

実際、採用活動で使用する会場の予約時や各種手続きのための書類作成などにおいて、総務と人事が一緒に仕事を進めるシーンは多いと言われています。

このため、限られた人員で会社運営をしている中小企業などでは、総務と人事を同じ部署が担当し、募集職種も「人事兼総務」として求人を出しているケースも多いのです。

総務・人事の仕事のやりがい、魅力はどんなところ?

総務・人事職の魅力 イメージ

具体的な業務内容がわかったところで、次は、総務と人事それぞれの仕事のやりがいや、魅力について理解していきましょう。

以下に総務と人事、職種別にやりがいと魅力をまとめていますので、確認してくださいね。

◆総務の仕事のやりがい、魅力
社内の何でも屋である総務職のやりがいとしては、以下が挙げられます。

・日々のスムーズな業務を助けてくれる人たちとして、他部署から頼りにされる
・他部署と連携する仕事も多いので、業務を通してさまざまな人と信頼関係を築ける
・業務の性質上、社長や役員との距離も近く、経営陣の考えに触れることができる
・複数の仕事を並行することを求められるので、ビジネススキルが自然に身につく
・基本的には残業がなく、定時で帰れるのでプライベートを充実させられる
・できることが増えれば、会社のかけがえのない人材として昇給しやすくなる


幅広い仕事に携わることを求められる総務では、良くも悪くも「複数の仕事の同時進行」と「社内外のさまざまな人と接すること」を求められます。

たくさんの人との出会いと協力、そして効率的に仕事を進めるためのビジネススキルを身に着けたい40代には、総務は非常に魅力的な仕事と言えます。

◆人事の仕事のやりがい、魅力
会社経営の根幹である「ヒト」を司る人事のやりがいとしては、以下が挙げられます。

・仕事を通して今後数年、数十年単位で、企業や労働者の未来にかかわれる
・採用活動のとき、企業の顔としてさまざまな年齢・境遇の人と出会うことができる
・労務や評価制度の管理を通し、一緒に働く同僚の人生や労働意欲向上に貢献できる
・社会保険などの手続きを通して、世の中の仕組みやお金の流れを理解できる
・さまざまな人材に出会うなかで、人を見る目や多様な考え方が身につく
・自分の工夫次第で、会社経営の一翼を担うことができる


人事は経営者の考えをくみ取り、会社全体と社内で働く従業員が理想的な状態になるように、人材と採用・教育・配置するのがメイン業務です。

労務管理で書類作業をしているときでさえ、相手にしているのは社内外の「ヒト」です。

人と接することそのもの、そして仕事を通して従業員と会社の成長を楽しめる40代なら、人事職はやりがいの多い魅力的な仕事となるでしょう。

◆総務・人事に「やりがいを感じられない」のはこんな人
以下の条件に当てはまる人は、総務・人事職ではやりがいを得られず、苦痛に感じてしまう可能性が高いでしょう。

・他部署や社内外の人との交流を楽しめず、苦痛に感じてしまう
・基本的にマルチタスクが苦手で、特定の作業に1人で没頭していたいタイプだ
・多数の人の指示や上下関係のなかで仕事をするのは、板挟みになるようで怖い
・他人の人柄や仕事などに、そもそもあまり興味を持てない


勤務時間や保有スキルなどのもろもろの条件が合っていても、40代でやりがいを感じられない仕事に転職するのは、苦痛を伴います。

自身が人事・総務の仕事に適性があるか、本当に転職を望んでいるのかどうかを、転職活動を始める前にいま一度自問自答してくださいね。

40代が総務・人事職で採用されるためのテクニック4つ

総務・人事の転職活動 イメージ

総務と人事の転職成功に向けて動き出す、覚悟は決まりましたか?

ここからは、40代転職者が総務・人事職の採用を勝ち取るために知っておくべき4つのテクニックをご紹介していきます。

ぜひしっかりと確認し、求人探しや応募先での選考で役立ててくださいね。

◆応募先へのリサーチは、徹底的に!
総務・人事はいずれも、会社によって実際の業務内容や、就業するにあたり求められるスキルなどが大きく違ってきます。

魅力的な求人を見つけても、応募する前に、まずは以下の項目について求人やネット検索で徹底的にリサーチして自分がやりたい・できそうな内容かを考えてください。

《総務・人事として、何人くらい働いているのか》
一緒に総務・人事として働く人数が少ない方が、より幅広い業務にかかわれる可能性が高くなります。しかし一方で、1人あたりの業務量が異常に大きくなるリスクもあるでしょう。

逆に、大きな部署で大人数のなかの1人として総務・人事として働いていくなら、業務上の負担が減る代わりに特定の分野の仕事にしか携われないかもしれません。

どのような環境下で、総務・人事として働き成長をめざしていきたいかは、個人のキャリアプランや仕事への考え方によって大きく変わってきます。

自分がどのくらいの規模・責任のもとで仕事をしていきたいのか、一旦整理してみたうえで、自身の希望する労働環境に近いところに探しましょう。

《業務内容に含まれる範囲はどこまでか》
総務・人事の業務内容は多岐にわたるため、どの分野の業務をメインとするのか、担当する業務の範囲がどこまでなのかも、会社によって変わってきます。

このため、職種としての総務・人事にどこまでの仕事が含まれているのかは、求人を一見しただけでは判断できません。

こちらがイメージする総務・人事の仕事内容と、応募先が想定している総務・人事の仕事内容に乖離があっては、ミスマッチから不採用に至る可能性も高くなります。

求人を読み込み、不明点があるなら応募先の採用担当に電話で確認するなどして、求人に書かれた総務・人事の業務の範囲をしっかり確認することをおすすめします。

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《会社全体や、総務・人事職への口コミはどうか》
ネット上には、現役または過去に働いていた従業員による、会社への口コミがたくさん掲載されています。

40代の転職を人生最後の転職とし、幅広い意味で「成功」と呼べるものにするためには、求人票だけでは見えない別視点から応募先を知っておくことも大切です。

以下のような口コミサイトで応募を検討している会社の社名・組織名を検索し、働く人や周囲からの評判を確認してみるのも良いでしょう。

Open Work(旧Vorkers)
転職会議

◆職種未経験なら、経験のある業界が狙いやすい!
過去に総務・人事として働いた経験が全くない状態から転職成功をめざしているなら、過去に経験したことのある業界の総務・人事職への転職を狙うのがおすすめです。

業界によって、業務上の慣習はさまざまです。

このため総務・人事としての実務経験がなくても、特有の慣習や常識を理解している業界経験者を即戦力として評価し、積極的に採用する企業も少なくありません。

40代の転職活動では、何よりも「即戦力性」が評価の対象となります。

幸いなことに総務・人事の仕事は、どの業界にも必要ですから、業界経験という即戦力性を武器に転職成功をめざすのも1つの方法です。

自分とゆかりのある業界の総務・人事の求人を探してみましょう。

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◆20代・30代との差別化のために、資格取得も視野に入れよう!
多職種に比べ、求人倍率の高い総務・人事への転職活動では、20代・30代求職者をもライバルにしなければなりません。

そんな厳しい状況で総務・人事職の採用を勝ち取るための1つの方法として、即戦力性をアピールできる資格の取得が挙げられます。

総務・人事職のいずれも資格職ではないため、採用にあたり資格の有無は問われません。

しかし、40代の候補者が総務・人事としての即戦力性を感じさせるような資格を持っていれば、他の候補者と差別化を図ることはできるでしょう。

以下に、総務・人事職への転職で評価対象となる資格を3つご紹介していますので、取得する資格選びの参考にしてくださいね。

人事総務検定(2級または3級) 労働にかかわる各種法律、またこれにかかわる手続きについての知識を学べる民間資格
ビジネス・キャリア検定 人事や経理、財務、経営、マーケティングなどバックオフィス実務に必要な幅広い知識を問い公的資格
マイナンバー実務検定2級 労務管理で扱う個人情報「マイナンバー」の知識や取り扱い方を学べる民間資格


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◆40代ならではの経験・スキルを意識してアピールを!
40代には、年齢とともに積み重ねてきた経験とスキルがあります。
これはライバルとなる20代・30代の若手にはまだない、最大の武器です。

総務・人事職への転職を40代で成功させたいなら、以下を参考に、40代ならではのスキルや経験を選考で積極的にアピールしましょう。

・求人記載の理想の人材像と、自身の経歴との合致点を探しアピールする
・自身の経歴や保有スキルから、総務・人事職に結び付けられるものを探す
・実績や志望動機の説明では、数値や例え話を用いて可能な限り具体的に
・自分を採用すると応募先にどんなメリットがあるか、入社後の将来像を伝える


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40代が総務・人事としてキャリアアップするコツ

総務・人事職でのキャリアアップのコツ

バックオフィスとして会社を支える総務・人事は、ビジネスの最前線で利益獲得のために働く営業職に比べると、キャリアアップのイメージが沸きにくいですよね。

しかし総務や人事も、ポイントさえ押さえればキャリアアップを実現できます。

ここからは総務・人事に転職した40代が、転職後にキャリアアップしていくためにおさえておいてほしいポイントを、総務・人事の未来予想図を踏まえご紹介します。

◆キャリアアップをめざす40代がまず行うべきは「キャリアプランの構築」
総務・人事職の未来予想図とキャリアアップのためのポイントをご紹介する前に、まず、これから転職をめざす40代に知っておいてほしいことがあります。

それは、どんな職種であれ本人のなかにある程度のキャリアプランがなければ、満足のいくキャリアアップは叶わない、ということです。

例えば総務・人事職に転職成功でき、昇進やより高度な業務に携わる機会に恵まれたとしましょう。

そのとき、自分にとって理想的な将来像やキャリアプランが見えていなければ、その昇進や挑戦の機会を受けるべきか判断ができませんよね。

着実に、あなたの望むかたちでのキャリアアップを実現させていくには、基準が必要です。

自分のキャリアに軸を持つためにも、まずは自分がどのようにキャリアアップしていきたいかをよく考え、しっかりとキャリアアップを構築してくださいね。

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◆総務・人事職の未来予想図と、これから評価される人材の特徴
続いて、総務・人事職の未来予想図から、今後評価される人材像を考えて行きましょう。

近年、少子高齢化による人材不足の影響を受けて雇用の流動化が進んだこと、人々の働き方への意識が変化したことで、会社の運営・人事への考え方も変わってきています。

例えば、総務ではより効率よく仕事を進めることやその仕組み作りが重視され、人事では採用の決定や人材の配置に、デジタル分析やAIを取り入れるところも出てきました。

過去の慣習を第一に非効率なやり方で業務を進めたり、人材採用の基準や研修内容の決定に、担当者の感覚や一存が最重視される時代は終わるでしょう。

何も考えずに役員の指示のまま、慣例のまま動くだけの総務・人事は、これからの会社組織には必要ないのです。

このような環境下で、40代が総務・人事職としてキャリアアップしていくには、将来の総務・人事の仕事内容の変化を見越したスキルの獲得が必要となります。

具体的には、以下のような視点やスキルを持った40代が評価されるようになるでしょう。

・時代の流れに敏感で、フラットな視点で総務・人事業務を変えようと思える人
・頻繁に変わる労務関係の法律や解釈を、常にアップデートして理解できる人
・デジタル技術の進化に敏感で、会社と実務に有益なシステムの情報収集を怠らない人
・変革を恐れず、意識や業務内容の改定の必要性を取締役に進言できる人


現状を見て未来を先読みし、社内の雇用・評価の仕組みや基準、会社組織の在り方まで含めて総務・人事の変革を引っ張っていける視点を持った人材は、非常に重宝されます。

将来的なキャリアアップを見越し、転職活動中から自分に足りない、または必要な視点やスキルを得られるよう努力してくださいね。

◆40代の総務・人事としてのキャリアアップに役立つ能力
ここからは前述した時代の先読みや向上心以外に、総務・人事職への転職を成功させた40代が、キャリアアップのために併せ持っておきたい能力をご紹介します。

《仕事に対しての謙虚で、積極的な姿勢》
40代転職者のなかには前職での立場や経験・知識ゆえの自信から、転職先で無意識のうちに大柄または緩慢な態度で業務に取り組んでしまう人も少なくありません。

このような態度では一緒に働く同僚・上司に迷惑がかかるばかりか、仕事に対する姿勢や熱意を疑われ、あなたの評価を著しく下げてしまいます。

40代転職を機に総務・人事としてキャリアアップをしていきたいなら、前職での立場や経験は一旦忘れ、新人として謙虚さと積極性を持って業務に取り組んでください。

《上下だけでなく、左右の対人関係を築く能力》
近年の組織で高く評価されるのは、上司との関係づくりだけがうまい人ではありません。

周囲の人を思いやりながら働き、左右のつながりを強めて自分のファンを増やすことで、組織での仕事を円滑に進めることのできる人です。

総務・人事として社内外の人とコミュニケーションをとるときは、上下と同じくらい左右の対人関係も意識して、信頼関係を構築しましょう。

《管理職として部下を育成・管理できる能力》
40代転職者は、企業側から管理職としての役割を求められるケースも多いです。

このため総務・人事としての経験や実績に加え、管理職として部下を採用・管理・育成した経験のある40代は、即戦力として歓迎されます。

管理職としての経験と能力があれば、総務・人事への転職後に昇進・昇給というかたちで、キャリアアップを叶えられる可能性は高くなるでしょう。

キャリアプランを設定し、40代での総務・人事転職を成功させて

総務・人事としてのキャリアアップを考える40代女性

求人倍率の高い総務・人事職へ、40代で転職を成功するにはコツがあります。

この記事を参考に、転職から5~10年後のキャリアプランまで設定したうえでしっかり対策をして、総務・人事への転職活動を成功させてくださいね。

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